こんにちは。プロ人事です。
2020年から流行した新型コロナウイルスの影響で、就活も大きく変わりました。
その中でも代表的なものが「オンライン合同説明会」ではないでしょうか。
自宅からインターネットを介して参加できるのが大きな特徴ですが、対面とは異なる事前準備や注意点が多々あります。
そこでこの記事では、「オンライン合同説明会」で必要な準備や、注意しておきたいマナーについて詳しくご紹介します！
対面での合同説明会で気をつけたいマナーについては、こちらからご覧ください！
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オンライン合同説明会とは?
まず、オンライン合同説明会の特徴と、参加するメリットについておさらいしましょう。
オンライン合同説明会は、ZoomなどのWeb会議ツールを通して行われます。
従来合同説明会といえば企業が会場に集まる対面型が主流でした。
しかし、2020年の新型コロナウイルスの流行および感染防止対策のために、オンライン合同説明会が急速に普及しました。
オンライン合同説明会では手法が以下の2点に分けられます。
- ライブ配信型
リアルタイムで人事が説明を行い、学生が質問を行える双方向型の説明会です。 - 録画配信型
事前に録画または①のアーカイブ動画を視聴するタイプです。
当日スケジュールが合わなくても、説明を聞けるメリットがあります。
また、オンライン合同説明会では対面型では得られないメリットがあります。
オンライン合同説明会のメリット
- 移動時間や交通費を節約できる
インターネットの環境さえ整っていれば、自宅でも説明会に参加することが可能です。 - 柔軟なスケジュールを組める
録画配信型や一部の説明会では夜間・休日に開催されることがあるため、自分のスケジュールに合わせて説明を聞くことができます。 - 全国どこからでも参加可能
これにより従来は遠方のため話が聞けなかった企業でも、説明を聞けるチャンスが増えました。
参加に必要な準備
それではオンライン合同説明会に参加するにあたり、必要な準備は何でしょうか？ 一緒に確認していきましょう。
プロセス①：アカウントの作成とログイン
オンライン合同説明会の参加を申し込んだら、指定されたプラットフォームのアカウントを作成しましょう。
主に使用されるツールはこちら
- Zoom
- Microsoft Teams
- Webex
- Google MEET
※上記は一例です
上記のプラットフォームのアカウントが既にある場合はそちらを使っても差し支えありません。
ただし、ビジネスの場であるため事前に以下の点を確認しておきましょう。
このような設定になっていませんか?
- アカウント名が氏名とつながらないニックネームになっている。
本名に設定を変更しておきましょう。
また、合同説明会によっては参加時【学校名＋氏名】などの氏名に変更を求められることがあります。
その場合は指示に従って変更をかけます。 - アイコンがプライベート全開のものになっている
事前にシンプルなアイコンに変更しておきます。
履歴書用に撮影した顔写真のデータがあればそちらを活用すると、人事に好印象を与えやすいです！
プロセス②：機材・道具を準備しよう
オンライン合同説明会で必要な機材・道具はこちらです。
必要な機材一覧
- PC ※ 用意が難しい場合はスマートフォンで代用
- インターネット環境 ※ ルーターまたはWi-Fi, 外出先の場合はスマートフォンのテザリングで代用
- 筆記用具
あると便利な機
- ヘッドセット (またはマイクとヘッドフォン)
- ライト
PCなど電子機器は途中で充電が切れることがないよう、参加前にきちんと充電しておきましょう。
Web会議では一度に多くのアクセスを受けながら、ビデオ通話を行います。
そのため、説明が途切れないよう強固な通信環境が重視されます。Wi-Fiなど通信環境は事前に確認しておきましょう。
外出先で参加する際は、通信速度やセキュリティの観点からフリーWi-Fiは使用せず、モバイルルーターまたはスマートフォンのテザリング機能を活用するのが望ましいです。
Google Chromeでは「スピードテスト」と検索すると、お使いの通信環境をテストすることができます！
マイクはPC内蔵のものがあればそちらを使用しても差し支えないですが、外付けのものがあるとより鮮明な音声を伝えることが可能です。
いずれにしてもマイクの声がしっかりと入るかどうか確認すると良いでしょう。
マイクの音声：次の3点で確認ができます！
- 友人に協力してもらい、それぞれの場所からオンラインでつなぐ
近い場所だとハウリングが起きてしまうため、別室などできる限り離れたところから試してください。 - オンラインのWeb会議ツールで繋いだ後に、録画して後から確認
録画機能を使用すると音声の入り具合を確認することが可能です。 - Web会議ツールのテスト機能を使用する
一部プラットフォームでは設定画面でテストをすることができます。
スマートフォンでの参加はできるだけ避けましょう…!
スマートフォンは画角が安定せず、ビデオのON / OFF設定の際に手が写り込んでしまいます。
また、参加時をはじめチャットでの入力を求められることも多いため、できる限りPCで参加を行うよう勧めています。
やむを得ずスマートフォンを使用する際は以下の対策を徹底するようにしましょう。
- 事前にしっかりと画角の調整を行い、画面は横向きに置く。
- 説明会中画面が倒れないように、スタンドを使用してしっかりと端末を安定させる。
- 画面のON / OFF時は手が映り込まないように配慮する
- Bluetoothでつなげられるキーボードを用意する (家電量販店などで数千円から購入できます！)
プロセス③：環境を整えよう
参加は自宅の一室など、なるべく静かな場所を確保しましょう。
やむを得ず外出先で参加する場合は、自分の話し声が邪魔にならないか配慮する必要があります。
背後と情報漏洩は気をつけて…！
当日は企業の情報や資料などが多く公開されます。
情報が周囲に漏れないよう、外出先で参加する際はカフェや学食など背後に人が映り込む可能性があるところは避けましょう！
また、外出先で参加する際は音声が外に伝わらないよう、イヤホンまたはヘッドフォンの着用が求められます。
無線タイプのものはPCと一緒に事前にしっかりと充電しておきましょう。
社会人として仕事を始めると、あらゆる箇所で「守秘義務を守るよう徹底」することが求められます。
思わぬ場所でうっかり漏らしてしまった…！ということがないよう、今のうちから心がけておきましょう！
自宅で参加する際は事前に部屋を片付けておき、洗濯物や私物は映らないよう配慮しましょう。
Web会議ツールでは背景をぼかす機能はありますが、「どこに何があるか」は何となくわかってしまいます。
また、照明や光の当たり具合も事前に確認しておきます。
暗すぎたり不自然に顔に影が入ってしまうと、人事の印象を左右してしまう恐れがあるためです。
ビデオの背景は白の背景が望ましいですが、用意が難しい場合はオンラインのバーチャル背景を使っても差し支えありません。
カラフルで派手なものは目が散ってしまうため、オフィスの一室などシンプルで清潔感のあるものを選びましょう！
プロセス④：服装と髪型に配慮しよう
オンラインとはいえ、身だしなみは原則対面型の合同説明会と同じく、リクルートスーツ着用および黒髪での参加が望ましいです。
ただし、申し込み時に服装・髪型の指示があればそちらの指示に従いましょう！
合同説明会での身だしなみは、こちらでも詳しく解説しています！
また、オンラインの特性を活かして配慮するとさらに良くなるポイントもご紹介します！
配慮すると印象がワンランクアップします！
- メイクは「やや気持ち濃いめ」に
アイシャドウやチークはカメラに映ると薄く映りやすいため、通常のメイクよりも少し濃くしておきます。リップは縁を濃くしておくとはっきりした顔になりますよ！
濃くなりすぎないよう、当日参加する環境でカメラを見ながらメイクをして調整してくださいね。 - ボトムスはしっかりと着用しよう
オンライン授業でボトムスはパジャマや下着という方もいますが、当日はボトムスも普段通りしっかりと着用しておきましょう。
予期せぬトラブルで画角が動いてしまい、パジャマや下着が写り込んでしまった…。
という恥ずかしい思いをしたという出来事は実はよく起こりがちなのです。 - 開始前にカメラで身だしなみを確認してみよう
当日参加する環境や照明によって顔色が大きく変わります。
参加前にプレビューで実際の顔の映りを確認しましょう。
また、Web会議のツールによっては顔色の調整や美肌フィルターをかける機能があります。
自然な印象になるように活用するのもおすすめです！
オンライン合同説明会のQ&A
ここではオンライン合同説明会の参加にあたり、よく寄せられるQ&Aをご紹介します！
オンライン合同説明会でよくある質問
- 静かな環境で参加したいですが、当日の都合上用意が難しそうです…。
-
個室タイプのコワーキングスペースがあれば、そちらを活用することもおすすめです！
Wi-Fiなどの通信環境を確認した上で「Web会議に使用OK」という表記があるところを選ぶようにしましょう。
また、周囲に人が映り込まないよう配慮するのも忘れずに！ - ビデオとマイクはONにしておくべき? それともOFFが望ましい?
-
原則マイクはOFFに設定しておきます。質問等で人事から許可がでた際にONにすると良いでしょう。
ビデオもOFFにして対応するオンライン合同説明会が多いですが、座談会など双方向の特性を活かしてONにするよう求める説明会もあります。
いずれにしても人事からの指示に従って対応するようにしましょう。 - トラブルなどで遅刻や途中退出する場合はどうすればよいですか…？
-
遅刻や途中退出が起きた際は人事の当日連絡先(または緊急連絡先)に連絡を入れましょう。
当日はメールが見られないことがあるため、確実に伝えられるよう電話での連絡が望ましいです。
ただし、ライブ配信の視聴の場合は、遅刻や予期せぬ接続切れが起きても途中から参加できます。
慌てずに落ち着いて対処しましょう。
また、事前に遅刻や途中退出する必要がある場合は、申込時に伝えておくと対応がスムーズです。
ポイントを押さえれば、オンライン合同説明会は怖くない！
いかがだったでしょうか。
オンライン合同説明会は対面型とは異なる配慮が多いことから、大変だと思った方も一定数いるかもしれません。
しかし、最近では商談やミーティングでもWeb会議ツールを使用したオンライン型が増えてきています。
また、リモートワークの普及という観点でも、職場の人同士でもオンラインでのコミュニケーションが普及しているのが現状です。
そのような働き方が増えているからこそ、学生のうちにオンライン合同説明会に参加しておくことは有意義と言えるのではないでしょうか。
ツールの使い方やマナー、オンラインでの会話の特性を知っておけば、その後の社会人生活に大いに役立つことでしょう。
ぜひオンライン合同説明会にも積極的に参加して、その後の働き方に活用してもらえると嬉しいです！
“合同説明会トレンド” では、この他にも合同説明会の参加に役立つ情報を発信しています。
ぜひ他の記事もご覧いただき、合同説明会の運用に役立てていただけると嬉しいです！
